Tietosuojaseloste

Tämä on Kivenvuori Oy:n (K Automaatiokoulutus)  EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 5.2.2019.

1.REKISTERINPITÄJÄ

Kivenvuori Oy ( K Automaatiokoulutus)

y-tunnus: 2773675-5

Osoite: Puskintie 39, 34130 Ylinen

sähköposti: jarno@kivenvuori.fi

puhelin: 0443209392

2.REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Jarno Kivenvuori

puhelin: 0443209392

sähköposti: jarno@kivenvuori.fi

3.REKISTERIN NIMI (NIMET)

Asiakasrekisteri

Laskuluettelo

Verkkopalvelun käyttäjärekisteri

4.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterinpitäjällä on useita EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle:

Asiakasrekisteri ja laskuluettelo

  • perustuu Rekisteröidyn (myöhemmin asiakas) kanssa tehtyyn asiakassopimukseen (asiakassuhde, Rekisterinpitäjän oikeutettu etu).
  • Tietoja käsitellään sopimuksen tuottamiseen perustuen laskuttamiseen ja kirjanpidolliseen arkistointiin sekä erillisen suostumuksen perusteella palveluiden markkinointiin. Henkilötietoja käytetään myös toimintamme ja palveluidemme kehittämiseen.

Verkkopalvelun käyttäjärekisteri

  • perustuu Rekisteröidyn suostumukseen (sivuston käyttäessä oma täppä tätä varten) ja sitä käytetään asiakassuhteen ylläpitoon ja erillisen suostumuksen perusteella markkinointiin.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA NIIDEN LÄHTEET

 

Tallentamamme henkilötiedot ovat peräisin asiakkaalta itseltään ja ne saadaan asiakkaalta mm  sähköpostitse, www-sivujemme kautta, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan (mm asiakastietolomake joka täytetään ennen jäsenkorjaushoidon aloittamista).  Tallentamamme henkilötiedot käsittävät yleensä vain seuraavat asiat:

  • Asiakkaan etu- ja sukunimi
  • Mahdollinen yrityksen nimi ja y-tunnus
  • Posti-/laskutusosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • sähköisen viestinnän tunnistetiedot.

6.TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä yrityksemme palvelun toteuttamisen kannalta. Tällaisia tilanteita ovat kirjanpidolliset velvoitteet (Tilitoimisto TMH-tilit) ja laskutusohjelman käyttö (Isolta Arkhimedes- laskutusohjelma). Tällöin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla eikä niihin anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä. Arkaluontoisia tietoja ei luovuteta mihinkään ilman asiakkaan suostumusta.

Mikäli jokin rekisterin ylläpidon kannalta välttämätön palveluntarjoaja sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, henkilötietojen siirto toteutetaan aina voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kun on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen kannalta, jonka jälkeen tiedot tuhotaan. Asiakasrekisterin ja laskuluettelon tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta.

8. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojarjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Valtaosa henkilötiedoistamme käsitellään ja säilytetään luotettavassa pilvipalvelussa (Google drive) käyttäjätunnuksen ja salasanan takana. Tietokoneella olevat tiedot vaativat myös käyttäjätunnuksen jotta niihin pääsee käsiksi. Paperiset asiakastietolomakkeet säilytetään asianmukaisesti lukittujen ovien takana.

 

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus

tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa

vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai

puutteellisen tiedon täydentämistä.

Mikäli asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla Rekisterinpitäjälle, osoitteeseen jarno@kivenvuori.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittävää asiakasta todistamaan henkilöllisyytensä koska tiedot annetaan vain asiakkaalle itselleen. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää asiakasta tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti.

 

10.HENKILÖTIETOJEN KIELTO-OIKEUS

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään asiakkaalla on EU:N tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet myös rajoittaa henkilötietojensa käyttöä esim markkinoinnissa, ts peruuttaa suostumus sitä koskien. Näissäkin tilanteissa pyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle kirjallisesti sähköpostilla, osoitteeseen jarno@kivenvuor.fi. Rekisterinpitäjällä on oikeus kieltäytyä poistopyynnön toteuttamisesta jos tietojen säilytys on välttämätöntä esim lakisääteisen velvollisuuden vuoksi (kirjanpitolaki).

 

11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

 

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.1.2024